La formation à distance : nécessité d’aujourd'hui, opportunité de demain.

La crise globale à laquelle nous sommes tous confrontés place les organisations et leurs collaborateurs dans un contexte sans précédent, aux impacts particulièrement forts. Ainsi la distance, l’isolement des collaborateurs et l’affaiblissement du lien avec leurs pairs et leur entreprise sont autant de défis que les organisations s’attèlent à relever.

Un contexte où la formation professionnelle, déjà un enjeu clé des organisations, doit se réinventer en profondeur. D’outil au service du développement des compétences, elle devient aujourd’hui aussi un levier dans la lutte contre l’isolement des collaborateurs et pour le maintien du lien avec leur organisation. La formation peut et doit aujourd’hui capitaliser sur un ensemble de leviers d’efficacité pour faire de la distance un atout plutôt qu’un frein.

Les outils de la formation digitale, un potentiel (presque) illimité 

Le premier défi est celui de l’utilisation des bons outils, au bon moment et dans les bonnes conditions ; parmi la galaxie de solutions digitales mettant en avant des mérites d’animation et de collaboration à distance, quelles sont celles qui sont réellement pertinentes pour garantir le bon déroulement d’une formation ? 

C’est pour trouver la bonne réponse à chacune de ces questions qu’un benchmark des solutions du marché montre sa valeur. Connaître les outils, leurs fonctionnalités, mais aussi leurs limites et la complémentarité entre chacun d’entre eux, permet de s’adapter non seulement à la distance, mais au type de formation, aux profils des participants et à leurs attentes, aux modalités pédagogiques mises en avant… 

A titre d’exemple, dans le passage à un mode distanciel des formations proposées à ses clients, Sia Partners capitalise sur la complémentarité entre outils de classes virtuelles (GoToWebinar par exemple) et outils d’animation de session (Microsoft Teams), pour gérer efficacement des séquences et des sous-groupes de participants et pour animer, malgré la distance, des ateliers de travail entre apprenants. 

Ateliers de travail qui, malgré la distance, peuvent rester participatifs : Mural, par exemple, met en avant la collaboration visuelle et en temps réelle en transposant le tableau blanc d’une salle de réunion à l’espace virtuel d’une formation à distance.

Au-delà de la session en elle-même, les outils digitaux permettent également de préparer l’avant et l’après formation ; le partage, l’analyse et la prise en compte des attentes, grâce à des solutions telles que Klaxoon ou Mentimeter, et des outils d’évaluation (Webquest, Surveymonkey) permettent de comprendre les attentes des apprenants et de valider l’acquisition des connaissances, de manière individuelle, collective, et surtout ludique.

C’est donc sur cette capacité à trouver les bons outils (LMS, outils collaboratifs, outils d’animation et d’évaluation…), à les combiner – ou mieux : à les intégrer - de manière efficace et, surtout, adaptée aux enjeux et objectifs de la formation, que la formation à distance révèle tout son potentiel.

Réinventer les « codes » de l’animation, pour une adaptation efficace à la distance

 

 

La distance pose ensuite la question évidente de l’animation d’une session : comment conserver la même proximité avec les participants, garantir leur participation active et leur engagement, prendre en compte leurs réactions et leurs questions, tout en maîtrisant un timing souvent serré ? Les outils digitaux peuvent là aussi apporter une première réponse, à l’image de Klaxoon, qui permet de déclencher aux moments clés d’une session un ensemble de questionnaires, brainstorming, sondages… sans oublier, bien sûr, les pauses pendant la session.

Mais au-delà des outils, la distance invite aussi à repenser les codes d’animation, de partage et d’échanges. Avec la perte de la proximité naturelle, il convient alors de réinventer ses codes et son langage d’animation, pour garantir la bonne transmission des messages mais aussi la cohésion et l’engagement du groupe. Ainsi la mise en place de nouveaux codes – partagés et explicités dès le début de la formation – facilite les échanges et fluidifie la session : interactions codifiées, éléments de gestuelle adaptés à une visio-conférence, mise en place d’alertes sonores pour marquer les temps-clés de la formation et en maîtriser le timing…

Tous ces éléments de langage et de codification participent à rendre explicites l’ensemble des éléments implicites lors d’une formation présentielle et à renforcer l’impact des messages partagés, ce qui s’avère d’autant plus nécessaire lors de formations complexes, adressant par exemple la posture et les soft skills.

Rythme, durée et séquencement, ou la nécessaire adaptation 

 

 

Capter l’attention et maintenir la concentration d’un groupe de participants pose nécessairement de nouvelles difficultés lorsque chacun d’entre eux est seul face à son écran. La simple transposition de 7 heures de session présentielle en session distancielle ne saurait adresser efficacement cet enjeu ; la clé est plutôt dans le bon usage des temps de préparation et des moments d’intersession. Il est ainsi important de prendre le temps de cadrer efficacement la formation, aussi bien au niveau des attentes que des objectifs pédagogiques, que l’on reprécisera ensemble le cas échéant pour prendre en compte le format distanciel et ses spécificités. 

De la même manière, adapter le rythme de la formation se révèle une des clés du maintien de l’engagement des participants. Ainsi, on préfèrera découper une journée de formation en plusieurs classes virtuelles d’une à deux heures, en profitant des intersessions entre chacune d’entre elles pour aborder exercices, travaux préparatoires et temps individuels. Enfin, cette multiplication des sessions – courtes et efficaces – permet également d’alterner les formats : classes virtuelles, webinaires, séances d’échange, retours sur exercices ou encore partage de bonnes pratiques.

Un accompagnement avant, pendant et après la formation, pour ancrer ses acquis

 

 

Le temps de la formation n’est plus l’unique moment de l’acquisition des compétences – la distance impose un suivi plus précis, plus proche et continu des participants, et ce même à l’issue de la formation. Ce constat est d’autant plus fort pour les parcours de formation complexes ou inscrits dans la durée, à l’instar de parcours pédagogiques constitués d’une succession de modules complémentaires répartis sur plusieurs jours. 

Il convient dès lors de concilier responsabilisation des participants et accompagnement de proximité par les responsables de la formation, via notamment des temps d’ancrage des connaissances (intersessions, quizz, entretiens individuels de retour sur expérimentations…) mais aussi des temps de disponibilité et d’échange avec les formateurs. La distance entraîne inévitablement un risque de démobilisation des participants, à plus forte raison dans un contexte d’isolement, et invite les formateurs à d’autant plus de vigilance.

Ces dispositifs de support peuvent s’accompagner de la mise en place d’outils type « hotline », accessibles à chacun des participants, ou encore de plateformes collaboratives favorisant les échanges (SharePoint, Microsoft Teams, Yammer…).

Innovation, gamification, convivialité ; les leviers de l’engagement des participants

 

 

Si la distance invite à repenser les modalités de la formation, cela ne signifie pas abandonner tout élément d’innovation pédagogique. Les apports pratiques proposés lors des sessions présentielles tels que les mises en situation, jeux de rôle, ateliers et autres challenges en équipes peuvent toujours s’appliquer à distance ; il convient simplement de trouver le format et l’exercice adaptés. Pour des formations managériales, par exemple, on pourra simuler un entretien en visio-conférence, ou exploiter des serious games en ligne, customisables pour une réponse adaptée aux objectifs pédagogiques de la formation. Il est aussi possible de transformer des challenges en équipe en challenges individuels, facilement réalisables avec peu de matériel, et de se concentrer sur la restitution et le partage de pratiques par les participants.

Sécuriser la technologie, pour surmonter les écueils

 

 

Si l’organisation logistique est une part essentielle de toute formation, elle devient particulièrement critique dans l’organisation de formations à distance : aléas techniques, problèmes de connexion, instabilité de réseau… Autant d’éléments qui peuvent rapidement perturber une session et impacter l’engagement et la motivation des participants. L’anticipation et la sécurisation de tout écueil possible sont ainsi indispensables.

Il est donc crucial, en amont de la formation, de choisir des outils en adéquations avec les limites et contraintes techniques des participants, mais aussi de communiquer sur leur utilisation et sur les règles et bonnes pratiques en cas de difficultés ; en cas de problèmes technique avec Microsoft Teams, ou Google Meet par exemple, on basculera de l’ordinateur au téléphone, pour gérer en parallèle le partage de l’écran et l’audio.

La situation exceptionnelle que nous vivons rend indispensable l’adaptation immédiate de la formation à distance, mais c’est aussi, dans une plus large perspective, une occasion idéale pour repenser l’offre de formation, pour davantage aller à l’essentiel, et transformer les contraintes en leviers d’engagement et de performance. Plus qu’un dispositif de gestion de crise, il s’agit d’un ensemble de mesures, modalités et outils qui font preuve d’une réelle pertinence et gagneront à se généraliser dans un contexte en constante évolution, notamment aux regards d’enjeux sociétaux particulièrement forts. Les problématiques environnementales et économiques, pour ne citer qu’elles (réduction nécessaire des empreintes carbones, baisse des coûts de déplacement…) vont nécessairement inviter à faire évoluer les façons de travailler, d’échanger et de collaborer. 

Il conviendra dès lors de définir et mettre en œuvre des dispositifs pérennes, inscrits au cœur des stratégies RH des organisations ; dès aujourd’hui, la formation à distance montre la pertinence et la faisabilité de tels dispositifs. 

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